Denne privatlivspolitik redegør for, hvordan Angst & StressForeningen behandler og ønsker at behandle personhenførbare oplysninger. Politikken er således en retningslinje for, hvordan Angst & StressForeningen bedst muligt behandler personoplysninger. Politikken er som udgangspunkt sammenfaldende med foreningens praksis for behandling af personoplysninger, idet det er en målsætning, at politikken skal fungere som et redskab til at sørge for, at dette er tilfældet.
- Generelt
- Dataansvarlig
- Personkategorier
- Typer af personoplysninger
- Indsamling
- Formål og behandling
- Videregivelse af personoplysninger
- Databehandlere
- Behandlingsgrundlag
- Opbevaring og sletning
- Dataportabilitet
- Kontaktperson og klageinstans
0. Generelt
Angst & StressForeningens privatlivspolitik er en følge af Databeskyttelsesforordningen, der sætter regler for, hvordan personhenførbare oplysninger kan og skal behandles af såvel private som virksomheder og foreninger.
Det gælder særligt for Angst & StressForeningen, at vi i kraft af foreningens formål i alle vores aktiviteter og alt, hvad vi siger og skriver i vores daglige arbejde, beskæftiger os med et område, der er personfølsomt, og som skal beskyttes, i det omfang det er personhenførbart.
Angst & StressForeningens formålsparagraf lyder således:
§ 2 Formål
Foreningens formål er at virke som landsdækkende patientforening for mennesker med angst og stress og for deres pårørende. Foreningen skal støtte og vejlede de berørte, varetage deres interesser, udbrede viden om og forebygge stress og angstlidelser samt informere om behandlingen heraf.
Patientforeningen skal bl.a. medvirke til:
Stk. 1. At udøve oplysende, rådgivende, undervisende og forebyggende virksomhed.
Stk. 2. At igangsætte og opretholde initiativer, der kan yde støtte til mennesker med angst og stress og til deres pårørende.
Stk. 3. At bedre sociale og arbejdsmæssige forhold for mennesker med angst og stress.
Stk. 4. At bedre behandlingsmæssige forhold for mennesker med angst og stress.
Stk. 5. At varetage fælles interesser over for myndighederne og offentligheden.
Stk. 6. At fjerne myter og fordomme omkring angstlidelser.
Stk. 7. At støtte forskning inden for angst- og stressområdet.
Stk. 8. At samarbejde med udenlandske organisationer med lignende formål.
Da det er i medlemmernes interesse, at vi beskytter deres oplysninger, er foreningens vedtægter forenelige med Databeskyttelsesforordningen. Det skal tilføjes, at Angst & StressForeningen ifølge vores vedtægter,§ 3, stk. 1, som medlem kan optage enhver, der har interesse for foreningens formål. Medlemskab af en forening er, jf. Datatilsynets vejledning på datatilsynet.dk, i sit udgangspunkt ikke en personfølsom oplysning, men en almindelig personoplysning. Af hensyn til Angst & StressForeningens særlige formål, virke og i medlemmernes interesse er det imidlertid foreningens politik i videst muligt omfang at behandle medlemsoplysninger mv., som var de personfølsomme oplysninger, uanset at foreningen ikke er retligt forpligtet dertil.
Da langt størsteparten af de personoplysninger, Angst & StressForeningen behandler, retligt set er almindelige personoplysninger, følger det af Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f,om forfølgelse af legitim interesse, at vores formålsparagraf, jf. foreningsfriheden, udgør en række sådanne legitime interesser.
Hvad angår personhenførbare følsomme oplysninger, følger det af Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra d og e, at Angst & StressForeningen, jf. vores formålsparagraf, gerne må behandle personfølsomme oplysninger, når vi i øvrigt har en legitim grund dertil og i øvrigt overholder Databeskyttelsesforordningens regler for behandling af personfølsomme oplysninger.
Andre generelle forhold
Hvor det ikke er nævnt, gemmes økonomiske oplysninger i indeværende år og 5 år til (5 løbende år), i det omfang Bogføringsloven kræver det.
Vi tilstræber generelt at bruge så sikre løsninger som muligt under hensyntagen til foreningens ressourcer og jf. artikel 32, stk. 1, i Databeskyttelsesforordningen.
Ud over hvad der fremgår af nedenstående, har du generelt følgende rettigheder:
- Du har ret til, ved forespørgsel, at få oplyst, hvilke oplysninger vi har registreret om dig.
- Du har ret til at få berigtiget forkerte oplysninger.
- Du har ret til at få slettet dine oplysninger, medmindre det følger af aftale eller kontrakt, at Angst & StressForeningen kan eller har pligt til at opbevare eller behandle dem, eller medmindre Angst & StressForeningen på anden vis har en retlig eller legitim grund, der gør det nødvendigt at behandle oplysningerne.
1. Dataansvarlig
Den juridiske enhed, som er ansvarlig for behandlingen af personoplysninger, er:
Angst & StressForeningen
c/o Diakonissestiftelsen
Peter Bangs Vej 7A
2000 Frederiksberg
CVR: 26 40 17 39
2. Personkategorier
Angst & StressForeningen indsamler og behandler oplysninger om:
- Medlemmer (herunder deltagere i selvhjælpsgrupper og pårørendemøder samt brugere af juridisk rådgivning)
- Medarbejdere
- Praktikanter
- Frivillige
- Bestyrelsesmedlemmer
- Fagpanel
- Netværkspersoner og samarbejdspartnere
- Gavegivere
- Foredragsholdere
- Interviewpersoner
- Personer, der modtager telefonrådgivning
- Personer, der modtager chatrådgivning
3. Hvilke typer af personoplysninger behandles?
ad a)
(Medlemmer) Oplysninger, du afgiver i forbindelse med indmeldelse (navn, adresse, telefonnummer, e-mail samt oplysning om din betaling) og flytning samt din betalingshistorik. Oplysninger, du afgiver i forbindelse med eventuel tilmelding til deltagelse i selvhjælpsgrupper (telefonnummer, e-mail, navn, adresse, alder, angstformer, og andre personlige omstændigheder, som er nødvendige for at kunne deltage i en gruppe). Oplysninger du afgiver i forbindelse med juridisk rådgivning, og som er nødvendige i forbindelse med rådgivningen.
ad b)
(Medarbejdere) Oplysninger, der afgives (fx CV) eller produceres (fx kontrakt, lønsedler) i forbindelse med ansættelsen. Herunder, CPR-nummer, adresse, privat telefon, bankoplysninger og oplysning om pensionsordning mv. Desuden oplysninger om andre forhold eller ordninger, der vedrører ansættelsen økonomisk. Desuden oplysninger om sygdom og ferie. Billede.
ad c)
(Praktikant) Aftale om praktik med aktør indeholdende navn, adresse, CPR-nummer og praktikkens formål og indhold. Telefonnummer.
ad d)
(Frivillige) Oplysninger, du afgiver i forbindelse med frivilligarbejdet, fx baggrund/CV og motivation for at arbejde frivilligt. Samtykke og CPR-nummer til indhentning af lovpligtig børneattest om nødvendigt. Navn, adresse, telefonnummer og e-mail med henblik på almindelig kontakt omkring frivilligopgaver. Bankoplysninger i forbindelse med kontante udlæg. Artikler og anmeldelser, du skriver til fx AngstAvisen. Oplysninger, du afgiver til brugere i forbindelse med telefonrådgivning (fornavn).Billede.
ad e)
(Bestyrelse) Valg til bestyrelse. Stillingsbetegnelse og billede. Øvrige oplysninger fremgår af pkt. 3.a, da kun medlemmer kan vælges, jf. foreningens vedtægter, § 7, stk. 2. Deltagelse i bestyrelsesmøder. Bestyrelsestillidsposter, jf. foreningens vedtægter, § 7, stk. 8.
ad f)
(Fagpanel) Navn, stillingsbetegnelse og faglige kompetencer samt almindelige kontaktoplysninger som telefonnummer og e-mail. Billede.
ad g)
(Netværkspersoner og samarbejdspartnere) Navn og almindelige kontaktoplysninger som telefonnummer og e-mail. Modtagne e-mails.
ad h)
(Gavegivere) Navn, gavebeløb, betalingsoplysninger og eventuelt CPR-nummer.
ad i)
(Foredragsholdere) Navn og almindelige kontaktoplysninger som telefonnummer og e-mail. Oplysninger om angst- og behandlingshistorik og om brug af medicin.
ad j)
(Interviewpersoner) Interview i andre medier: Navn og almindelige kontaktoplysninger som telefonnummer og e-mail. Oplysninger om angst- og behandlingshistorik og om brug af medicin.
Interview i egne medier: Oplysninger afgivet i forbindelse med artikler i Angst & StressForeningens eget medlemsblad. Evt. billede.
ad k)
(Personer, der modtager telefonrådgivning)
Der registreres telefonnummer, som gemmes i 14 dage. Det sker som en del af den tekniske løsning, Angst & StressForeningen anvender, og som gør, at man ikke kan skjule brugernes numre internt, dvs. blandt rådgivere og rådgivningens ledere. Det oplyses på hjemmesiden, hvordan brugerne selv kan skjule deres telefonnummer, når de ringer ind. Angst & StressForeningens rådgivning er fortrolig. Det betyder, at rådgivningen alene er et anliggende mellem bruger og rådgiver, og at de oplysninger, som findes internt (telefonnummer og pseudonymiseret telefonrapport) ikke bruges i et personhenførbart regi. Telefonnummeret bruges ikke, og telefonrapporten (se også pkt. 5) bruges alene til undervisningsbrug i forbindelse med intern supervision. I enkelte tilfælde beder en bruger om svar på et spørgsmål, som rådgiveren ikke kan svare på. I så tilfælde tilbydes brugeren at blive kontaktet, hvis de ønsker at give kontaktoplysninger. Der noteres telefonnummer og det relevante spørgsmål på en håndskrevet seddel, men de behandles ikke.
ad l)
(Personer, der modtager chatrådgivning) AngstChatten er anonym, og der registreres og gemmes ikke personhenførbare oplysninger. Chat bliver ikke gemt. Brugeren besvarer et anonymt spørgeskema både før og efter chatten.
4. Indsamling
Al indsamling sker så vidt muligt med informeret samtykke. Angst & StressForeningen indsamler kun almindelige personoplysninger, som sendes til os af personen selv med et konkret formål som fx oprettelse af medlemskab eller tilmelding til selvhjælpsgruppe, eller ved kontakt med juridisk rådgivning.
ad a)
(Medlemmer) Indmeldelse sker via formular og betalingsmodul på angststress.dk. Siden er krypteret med SSL, dvs. sikker. Der gøres opmærksom på, hvilke oplysninger der indsamles og til hvilket formål. Man kan også indmelde sig over telefonen. I så fald noterer rådgiverne navn, adresse og ønsket oplysningsmateriale separat i en formular, hvorefter brugeren får tilsendt indmeldelsesmateriale og eventuelt oplysningsmateriale med posten.
ad b)
(Medarbejdere) Indsamling sker i forbindelse med ansættelse og angår almindelige personoplysninger. Medarbejderen underskriver en samtykkeerklæring, hvori medarbejderen oplyses om sine rettigheder mv. Almindelige personoplysninger gives over mail og telefon, mens fx CPR-oplysninger sendes over en sikker forbindelse, brev el. fysisk.
ad c)
(Praktikant) Aftale om praktik indgås almindeligvis via sikre digitale løsninger, fx Vitas, som udbydes af Styrelsen for arbejdsmarked og rekruttering. Angst & StressForeningen opbevarer en kopi af aftalen under praktikken.
ad d)
(Frivillige) Der indhentes almindelige oplysninger via mail. CPR-nummer på relevante frivillige (der fx skal arbejde med børn) indhentes via telefon eller brev. Bankoplysninger indhentes efter aftale på mail. Artikler indhentes via mail. Revisorerklæringer fra intern revisor indhentes på mail.
ad e)
(Bestyrelse) Indhentes i forbindelse med opstilling og valg til bestyrelse på generalforsamling. Telefonisk eller på mail. Der indhentes samtykkeerklæring om brug af billede og stillingsbetegnelse. Navn, telefonnummer og e-mail benyttes i forbindelse med indkaldelse til bestyrelsesmøder og generalforsamling og udarbejdelse af referater. Navne på bestyrelsesmedlemmer behandles i forbindelse med udarbejdelse af årsrapporter.
ad f)
(Fagpanel) De almindelige personoplysninger indsamles på mail. De fremgår bl.a. af Angst & StressForeningens hjemmeside, brevpapir mv. Der indhentes samtykkeerklæring. Fagpanelet er frivilligt og ulønnet.
ad g)
(Netværkspersoner og samarbejdspartnere) Angst & StressForeningen har som forening en meget stor kontaktflade til alle former for samarbejdspartnere i det offentlige, organisationer, foreninger, det private (fx behandlere, leverandører) mv. Angst & StressForeningen er medlem af en række netværk som fx PsykiatriAlliancen og PsykiatriNetværket. Som led i dette arbejde modtager Angst & StressForeningen løbende mails og telefonopkald. Angst & StressForeningens medarbejdere gemmer i visse tilfælde kontaktoplysninger på de mest hyppige kontakter, fx mail, telefonnummer, stilling og arbejdssted. Oplysningerne indsamles fra modtagne mails og telefonopkald.
ad h)
(Gavegivere) Indsamling sker via et betalingsmodul på Angst & StressForeningen.dk. Der doneres også gaver via bankoverførsler og mobilepay.
ad i)
(Foredragsholdere) Oplysninger indsamles via et krypteret skema på Angst & StressForeningen.dk. Der indsamles både almindelige personoplysninger og personfølsomme oplysninger om angst, behandlingshistorik og medicinbrug.
ad j)
(Interviewpersoner) Oplysninger indsamles via et krypteret skema på Angst & StressForeningen.dk. Der indsamles både almindelige personoplysninger og personfølsomme oplysninger om angst, behandlingshistorik og medicinbrug. Ved tryk af artikel i eget medie indhentes der altid samtykke.
ad k)
(Personer, der modtager telefonrådgivning) Rådgivningerne er gratis og benyttes af mange forskellige grupper og til mange forskellige formål – fx mennesker med angst, pårørende, lærere, sundhedspersonale, studerende og skoleelever etc. Den mundtlige samtale i sig selv er i sagens natur en slags behandling af de oplysninger, som personerne ringer ind med, men anses ikke for at være en behandling i Databeskyttelsesforordningens forstand. Der indsamles telefonnumre. Foreningens telefoniløsning gør, at brugernes numre kan ses i 14 dage. Hvorefter de slettes automatisk. Giver en person sig til kende, eller giver en person oplysninger, der kan bruges til at identificere personen, gælder det stadig, at der som udgangspunkt ikke finder anden behandling sted end selve den mundtlige samtale, der er rådgivningens formål, dvs. at der ikke finder indsamling sted.
Med henblik på supervision (professionel sparring med og uddannelse af rådgiverne) udarbejdes der en telefonrapport efter hver samtale. Rapporten indeholder evt. alder og køn samt fornavn på den, der er blevet rådgivet, samt samtalens væsentligste indhold. Oplysningerne i telefonrapporten er dermed pseudonymiserede og ikke-personhenførbare. Når oplysninger er pseudonymiserede og ikke fuldkommen anonymiserede, skyldes det, at en person med kendskab til både teleselskabets opkaldslister og telefonrapporterne med nogen sandsynlighed vil kunne identificere brugerne.
Der ydes kun enkeltstående rådgivning og ikke rådgivningsforløb, og rådgiverne har derfor ikke brug for at gemme oplysninger om dem, der ringer ind. Mange ringer dog flere gange og beder derfor om oplysning om, hvornår rådgiveren har vagt næste gang. Rådgiverne identificerer sig med fornavn, som ikke er personhenførbart, men ligesom ovenstående, vil en person med adgang til Angst & StressForeningens liste over telefonrådgivere naturligvis kunne
identificere rådgiveren.
Hvis en bruger har bedt om at blive kontaktet omkring et spørgsmål, noterer rådgiveren spørgsmål og kontaktoplysninger ned på et stykke papir. Rådgiveren kontakter projektlederen, der kontakter brugeren med svar på spørgsmålet.
ad l)
(Personer, der modtager chatrådgivning) Chatten er anonym. Der gemmes ikke ip-adresse. Chatløsningen bruger cookies for at få chatsamtalen til at fungere teknisk, men disse cookies kan ikke spores tilbrugeren. Samtalens indhold bliver heller ikke gemt.
5. Behandling af og formål med behandling af personoplysninger
ad a)
(Medlemmer) Vi registrerer og behandler dit navn, din adresse og din betaling ved indmeldelse, herunder ved at fremsende velkomstbrev og registrere, at du har betalt. Vi bruger medlemsoplysningerne til fremsendelse af årlig kontingentopkrævning og medlemsblad fire gange årligt. Vi vil ikke være i stand til at behandle dit medlemskab, hvis du ikke ønsker at dele dine almindelige personoplysninger (navn, adresse og evt. mail). Behandlingerne foretages af ansatte og frivillige. Oplysninger behandles direkte i krypteret system (se nedenfor om Databehandleraftaler) eller internt via krypteret beskedløsning (fx adresse til brug for velkomstbrev). Oplysninger fra formular udfyldt af telefonrådgivere om ønske om fremsendelse af medlemsmateriale bruges til fremsendelse af sådant brev.
Hvis du benytter dig af juridisk rådgivning, behandles dine personfølsomme oplysninger af vores jurist i henhold til Databeskyttelsesforordningens bestemmelser.
Oplysning om mailadresse bruges til fremsendelse af nyhedsbrev og/eller advisering om udgivelse af den digitale udgave af AngstAvisen, idet man som medlem kan vælge om man ønsker at modtage medlemsbladet med posten eller downloade det.
Selvhjælpsgrupper: Dine medlemsoplysninger bruges til kontrol af, at du er betalende medlem. Med henblik på en hensigtsmæssig fordeling i relevante selvhjælpsgrupper, behandles de oplysninger, du har afgivet i det krypterede tilmeldingsskema. Med henblik på indkaldelse til og afholdelse af selvhjælpsgruppemøder henter gruppelederen dit fornavn, telefon, mail og alder (så lederne kan være forberedt på sammensætningen i gruppen) i et adgangsbeskyttet krypteret system. Erfaringsmæssigt er det nødvendigt med både telefonnummer og mail af hensyn til indkaldelse, flytninger, aflysninger etc.
ad b)
(Medarbejdere) Oplysninger i CV og ansøgning behandles med det mål at afklare, om medarbejderen har de relevante kompetencer til at blive ansat. Navn, adresse og cpr-nummer behandles sammen med dine løn- og pensionsoplysninger i det af foreningen benyttede lønsystem med henblik på udbetaling af løn og indbetaling til pension. Desuden sker der behandling af enkelte af dine oplysninger med henblik på koordinering af andre almindelige personaleforhold som arbejdstider og ferie samt fremsendelse med post af fx årsoplysninger fra lønsystemet. Private telefonnumre kan efter eget samtykke blive brugt til almindelig daglig kontakt. Dit navn, din stilling samt foto publiceres på foreningens hjemmeside. I forbindelse med arbejde på foreningens Facebooksider og -grupper kan dit navn fremgå, fx som administrator.
ad c)
(Praktikant) Dit private telefonnummer bruges til løbende kontakt af hensyn til den almindelige praktiske afvikling og koordinering af praktikken (mødetidspunkter og lignende).
ad d)
(Frivillige) Ansøgning og CV behandles med henblik på afklaring af kompetencer i forhold til frivilligarbejdet. Telefonrådgivere: Dine almindelige kontaktoplysninger (mail og telefon) bruges til fx at aftale supervision, dvs. løbende undervisning. Din adresse bruges til fremsendelse af telefon, uden hvilken du ikke kan fungere som telefonrådgiver. Vagtplaner ligger på en lukket side, der er beskyttet med adgangskode. Der bruges en lukket gruppe på Facebook til løbende at koordinere vagter og gøre opmærksom på supervision mv. Det er ikke påkrævet at deltage i Facebookgruppen. Bankoplysninger bruges til at refundere kontante udlæg, fx, i forbindelse med udlæg. Der bruges en sikker digital løsning i forbindelse med supervision. Der indgår ikke personhenførbare følsomme oplysninger i supervisionen.
Gruppeledere: Dine kontaktoplysninger bruges af projektlederen til at kontakte dig. Dine bankoplysninger bruges til at refundere kontante udlæg, fx forplejning i forbindelse med supervision.
Cafevagter (ODA, Odense): Dine almindelige kontaktoplysninger, som mail og telefon, bruges til at aftale vagter. Bankoplysninger bruges til at refundere kontante udlæg.
Skribenter: Artikler og anmeldelser, du uopfordret eller efter aftale skriver til Angst & StressForeningens medlemsblad, trykkes med dit navn. Artikler eller dele af artikler bringes ikke i andre medier, medmindre det er aftalt. Bankoplysninger bruges til at refundere kontante udlæg.
Andre frivillige: Koordinering af opgaver som fx forsendelse af post og pjecer kræver, at vi har dine kontaktoplysninger som telefon og mail.
ad e)
(Bestyrelse) Valg til bestyrelse bringes i medlemsblad sammen med referat af generalforsamling. Oplysninger om navn og titel samt evt. tillidshverv i bestyrelsen bringes i medlemsblad og på hjemmeside samt fremgår af brevpapir. Oplysninger om mail og telefonnummer bruges til indkaldelse til og afvikling af bestyrelsesmøder.
ad f)
(Fagpanel) Fagpanelets formål er at samle viden om angst og at have et fagligt netværk som reference til brug for foreningens generelle arbejde, jf. foreningens formålsparagraf, således at vi kan varetage mennesker med angsts interesser bedst muligt. Oplysninger om navn, titel og billede bringes i medlemsblad og på hjemmeside samt fremgår af brevpapir. Faglige artikler i medlemsblade eller på hjemmeside bringes med dit forfatternavn. Bidrag til pjecer mv. bringes med dit forfatternavn.
ad g)
(Netværkspersoner og samarbejdspartnere) Som forening har vi en meget stor kontaktflade med interessenter som myndigheder, organisationer, andre foreninger og private såvel virksomheder som enkeltpersoner. Vi er løbende i kontakt med disse interessenter med henblik på at varetage foreningens almindelige formål som fx interessevaretagelse og oplysning, jf. vores vedtægter, og bruger derfor kontaktoplysningerne til at kontakte de relevante telefonisk eller på mail.
ad h)
(Gavegivere) Vi registrerer indkomne gaver i vores regnskabssystem under indtægter. Se desuden afsnit 6, pkt. h, om videregivelse af oplysninger.
ad i)
(Foredragsholdere) Foreningen har jf. sine vedtægter, § 2, stk. 1 og 6, til formål at oplyse og fjerne fordomme om angst. Foreningen tilbyder foredrag til fx skoler, arbejdspladser, myndigheder, jobcentre etc. Foredragene holdes enten af frivillige professionelle fagpersoner eller af mennesker, der selv har eller har haft angst. Bankoplysninger bruges til at refundere kontante udlæg, fx, i forbindelse med transport.
ad j)
(Interviewpersoner) Egne medier: Angst & StressForeningen har, jf. sin formålsparagraf § 2, stk. 1 og 6, til formål at oplyse og fjerne fordomme om angst. Vi bringer i vores medlemsblad interview med mennesker med angst, der selv har valgt at stå frem for at fortælle deres historie. Vi behandler de oplysninger, du giver os, redaktionelt og sørger for, at du får artiklen til gennemlæsning og godkendelse, inden vi publicerer den.
Andre medier: Angst & StressForeningen har, jf. sin formålsparagraf § 2, stk. 1 og 6, til formål at oplyse og fjerne fordomme om angst. Foreningen bliver ofte kontaktet af medier, der ønsker at komme i kontakt med mennesker med angst. Af hensyn til at kunne vurdere, om din historie er repræsentativ og relevant for foreningen, vurderer vi indledningsvis, om du skal stå i vores database. Hvis ikke, giver vi dig besked og sletter herefter straks dine oplysninger.Vi behandler ved henvendelser fra journalister dinmailadresse ved, at vi enten sender en mail til alle vores kontaktpersoner (på bcc) og spørger, om nogen er interesserede, eller ved at vi kontakter dig direkte, fordi din historie opfylder netop de kriterier, journalisten søger. I førstnævnte tilfælde bliver du bedt om selv at tage kontakt til journalisten (hvis du beder os om at hjælpe, gør vi det). I sidstnævnte tilfælde, aftaler vi, hvordan du kommer i kontakt med journalisten.
ad k)
(Personer, der modtager telefonrådgivning) Såfremt du i forbindelse med rådgivning ønsker indmeldelse i foreningen, bliver dine indmeldelsesoplysninger (navn og adresse) sendt separat for at behandle dit medlemskab.
Hvis en bruger har bedt om at blive
kontaktet omkring et spørgsmål, noterer rådgiveren spørgsmål og kontaktoplysninger ned på et stykke papir. Rådgiveren kontakter projektlederen, der kontakter brugeren med svar på spørgsmålet.
Pseudonymiserede telefonrapporter bruges i forbindelse med supervision. De sendes til rådgiverne og supervisor.
ad l)
(Personer, der modtager chatrådgivning) Der behandles ikke personhenførbare oplysninger. Oplysninger indsamlet via spørgeskema før og efter samtalen er anonyme og behandles med henblik på statistik, kvalitetssikring og udvikling af rådgivningen.
6. Videregivelse af personoplysninger eksternt (se også Databehandlere)
ad a)
(Medlemmer) I forbindelse med udsendelse af foreningens medlemsblad. Adresseliste uploades i databehandlers (distributørs) krypterede system. Som led i den almindelige revision udarbejdes der fx lister over restancer fra medlemmer. Listerne indeholder ikke navne, kun medlemsnumre, som dog er personhenførbare for personer med adgang til Angst & StressForeningens krypterede medlemssystem. Revisor har i henhold til revisionens almindelige kontrolformål kig-adgang til systemet, og har således generel adgang til medlemsoplysningerne. Oplysninger afgivet i forbindelse med juridisk rådgivning videregives ikke til tredjemand.
ad b)
(Medarbejdere) Løn- og pensionsoplysninger behandles i foreningens lønsystem, der er et af de almindeligt tilgængelige på markedet. Lønoplysninger indberettes automatisk til Skat via lønsystemet. Lønsedler sendes til medarbejdere via e-boks. Medarbejderne fremgår offentligt af hjemmeside mv.
ad c)
(Praktikant) Hvis det er led i aftalen mellem aktør og praktiksted (Angst & StressForeningen), holdes der samtaler om praktikkens forløb med deltagelse af praktikanten selv, dvs. der gives oplysninger om praktikforløbet til aktøren. Angst & StressForeningen indsamler eller opbevarer ikke oplysninger i den forbindelse.
ad d)
(Frivillige) Gruppe- og pårørendelederes navn, mail og telefonnummer videregives pr. mail til kontaktpersoner for de steder, hvor foreningen låner lokaler til møderne, typisk i frivilligcentre.
ad e)
(Bestyrelse) Oplysning om bestyrelsens sammensætning fremgår offentligt af hjemmeside, medlemsblad og brevpapir.
ad f)
(Fagpanel) Oplysning om fagpanelets sammensætning fremgår offentligt af hjemmeside, medlemsblad og brevpapir.
Ved henvendelser om fx foredrag eller interview videregives dit navn, titel og dine professionelle kontaktoplysninger.
ad g)
(Netværkspersoner og samarbejdspartnere) Der videregives ikke almindelige oplysninger om netværkspersoner, med mindre det må formodes at være uproblematisk, i deres direkte interesse, og når oplysningerne i øvrigt er offentligt tilgængelige; fx ved kontakt fra en journalist, der ønsker at skrive om andre psykisk sårbare og henvises til navnet på en relevant kontaktperson i en anden organisation.
ad h)
(Gavegivere) Angst & StressForeningen indberetter gaver til Skat med angivelse af CPR-nummer på gavegiver, såfremt du selv og til netop dette formål har afgivet oplysningen, jf. den formular på Angst & StressForeningen.dk, hvor oplysningen indhentes, og hvori det er angivet, at man – frivilligt – har mulighed for at angive CPR-nummer, såfremt man ønsker skattefradrag for gaver (økonomiske bidrag) til Angst & StressForeningen. Indberetning sker via Skat.dk med NemID.
ad i)
(Foredragsholdere) Du kan som foredragsholder selv vælge i forbindelse med udfyldelse af skema og samtykke, om kontaktoplysninger må fremsendes til de steder, fx arbejdspladser eller skoler, der bestiller et foredrag, eller om kontakt kun må ske via Angst & StressForeningen. Vi vil ikke være i stand til at bruge dig som foredragsholder uden mindst en af de nævnte muligheder.
ad j)
(Interviewpersoner) Kontaktoplysninger gives til journalister, jf. dit samtykke. Vi videregiver ikke personfølsomme oplysninger til journalisterne, men da journalisterne ofte har spurgt om en bestemt angstform, kan dine kontaktoplysninger sammen med korrespondancen med
journalisten udgøre en personfølsom oplysning. Vi sender derfor altid dine kontaktoplysninger med sikker forbindelse, herunder mundtligt.
ad k)
(Personer, der modtager telefonrådgivning) Der videregives ikke oplysninger. De indsamlede telefonnumre slettes automatisk efter 14 dage. De pseudonymiserede telefonrapporter videregives til supervisorer og rådgivere. Supervisorer har ikke adgang til telefonsystemet.
ad l)
(Personer, der modtager chatrådgivning) Rådgivningen er anonym, og der videregives ikke oplysninger.
7. Databehandlere
En databehandler er en ekstern instans, der behandler data på vegne af Angst & StressForeningen, dvs. fx vores lønsystem eller mailudbyder, hvor vores data ikke ligger hos os selv, men på fx en ekstern server. Det er således ganske almindeligt at benytte databehandlere til at behandle personers data, men det er vores ansvar, at vide, at det sker på en sikker og forsvarlig måde, når det sker på vores foranledning. Nedenfor er angivet, på hvilke områder vi benytter databehandlere. Af hensyn til datasikkerhed oplyses det generelt ikke i privatlivspolitikken, hvilke udbydere vi benytter.
Angst & StressForeningens medlemsoplysninger, herunder økonomiske, ligger på en server, der er ISAE 3402-certificeret. Der er indgået databehandleraftale. Kun personer, der udfører økonomifunktioner for foreningen (herunder kasserer, regnskabsmedarbejdere, daglig leder og revisor), har adgang til løsningen.
Der er indgået databehandleraftale med Angst & StressForeningens mailudbyder.
Angst & StressForeningens benytter et af markedets store lønsystemer. Der er lavet databehandlingsvilkår som tillæg til hovedaftalen.
Telefonudbyder (rådgivertelefoner): Vores udbyder er som udgangspunkt selvstændig dataansvarlig, idet de ikke behandler data for os, men blot stiller kommunikationsmiddel til rådighed.
Betalingssystemer: De af Angst & StressForeningen benyttede betalingsløsninger, foreningens bank og Mobilepay er ikke databehandlere for Angst & StressForeningen, men selvstændige dataansvarlige.
Der er databehandleraftale med Basechat, som leverer foreningens chatløsning til brug for rådgivning.
8. Behandlingsgrundlag
Der henvises til Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af kontrakt), artikel 6, stk. 1, litra f (forfølgelse af legitim interesse),artikel 6, stk. 1, litra a (samtykke), artikel 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse), og artikel 9, stk. 2, litra d og e (undtagelser fra forbuddet mod at behandle personfølsomme oplysninger) som følger:
ad a)
(Medlemmer) Behandling af dine oplysninger er nødvendig af hensyn til opfyldelse af aftale om medlemskab (kontrakt). Behandling af oplysninger om deltagelse i selvhjælpsgruppe sker også til opfyldelse af aftale, da man som medlem, jf. i øvrigt den elektroniske tilmeldingsformular, får ret til at deltage i selvhjælpsgrupper og jf. artikel 9, stk. 2, litra d.
ad b)
(Medarbejdere) Behandlingen af dine oplysninger er nødvendig af hensyn til opfyldelse af din ansættelseskontrakt, jf. artikel 6. Behandlingen af dine øvrige oplysninger, som fx dit navn og dit billede følger dels af samtykke, dels af en legitim interesse i at du kan varetage din jobfunktion.
ad c)
Praktikant) Behandlingen af dine oplysninger er nødvendig til opfyldelse af praktikaftalen.
ad d)
(Frivillige) Behandlingen af dine oplysninger er nødvendig for, at Angst & StressForeningen kan forfølge en legitim interesse i at koordinere og understøtte arbejdsopgaverne for de frivillige.
ad e)
(Bestyrelse) Udlevering af bestyrelsesmedlemmers navne til revisor til brug for udarbejdelse af Årsrapport er en pligtmæssig følge af Årsregnskabsloven. Behandling af dine kontaktoplysninger er nødvendig for at forfølge en legitim interesse i at kunne opfylde foreningens vedtægter, § 7, om bestyrelsens arbejde.
ad f)
(Fagpanel) Behandling af dine kontaktoplysninger følger af en legitim interesse i at kunne opfylde Angst & StressForeningens formålsparagraf, § 2, særligt stk. 1,4 og 7.
ad g)
(Netværkspersoner og samarbejdspartnere) Behandling (opbevaring) af korrespondance og kontaktoplysninger følger af en legitim interesse i at kunne opfylde Angst & StressForeningens formålsparagraf, § 2, stk. 1-8.
ad h)
(Gavegivere) Behandling af dine oplysninger følger af en retlig forpligtelse, jf. Bogføringsloven og skattelovgivningen.
ad i)
(Foredragsholdere) Behandling af dine oplysninger følger af en legitim interesse i at kunne opfylde Angst & StressForeningens vedtægter, § 2, særligt stk. 1 og stk. 6, og jf. artikel 9, stk. 2, litra e.
ad j)
(Interviewpersoner) Behandling af dine oplysninger følger af en legitim interesse i at kunne opfylde Angst & StressForeningens vedtægter, § 2, særligt stk. 1 og stk. 6, og jf. artikel 9, stk. 2, litra e.
ad k)
(Personer, der modtager telefonrådgivning) Behandling af dine
oplysninger følger af en legitim interesse i at kunne opfylde Angst & StressForeningens vedtægter, § 2, særligt stk. 1, og jf. artikel 9, stk. 2, litra e.
ad l)
(Personer, der modtager chatrådgivning) Der behandles ikke personhenførbare oplysninger.
9. Opbevaring og sletning af personoplysninger
Generelt opbevares alle oplysninger, der i medfør af Bogføringsloven, § 10, skal opbevares i 5 år fra udløbet af oplysningens indeværende år, så længe som det kræves, hvorefter de slettes. Alle øvrige oplysninger slettes, så snart der ikke længere er et sagligt formål, der gør det nødvendigt at opbevare dem.
ad a)
(Medlemmer) Medlemsoplysninger opbevares kun i medlemssystemet. Der laves dog fx bankafstemninger, hvoraf fremgår medlemsnumre, der kan identificeres af personer med adgang til medlemssystemet. Bankafstemninger opbevares på en almindelig pc. Medlemsoplysninger opbevares jf. kravet i Bogføringsloven i 5 løbende år, hvorefter de slettes.
Formular om tilsendelse af indmeldelsesmateriale slettes, efter materialet er sendt med posten.
Oplysninger, afgivet i forbindelse med juridisk rådgivning, opbevares indtil sagen er afsluttet.
ad b)
(Medarbejdere) Ansøgninger og CV fra ansøgere, der ikke ansættes, slettes straks efter endt ansættelsesforløb, dvs. når den relevante stilling er besat. Oplysninger om medarbejdere, herunder ansættelseskontrakt og lønsedler opbevares i et aflåst skab på Angst & StressForeningens kontor. CV og ansøgning fra personer, der ansættes, opbevares under hele ansættelsen med henblik på HR-arbejde, ligeledes i aflåst skab. Oplysninger om medarbejdere slettes efter endt ansættelse, bortset fra de økonomiske oplysninger, som skal opbevares i 5 løbende år i medfør af Bogføringsloven.
ad c)
(Praktikant) Aftale om praktik opbevares indtil praktikkens ophør, hvorefter den slettes.
ad d)
(Frivillige) Dine kontaktoplysninger opbevares i et word- eller excel-dokument på en pc, så længe du er frivillig, dvs. indtil du giver meddelelse om, at du ikke længere ønsker eller har mulighed for at være frivillig for foreningen, hvorefter de slettes. Dine bankoplysninger opbevares, i det omfang de fremgår af bogføringsbilag, jf. kravene i bogføringsloven, hvorefter de slettes.
ad e)
(Bestyrelse) Oplysninger om din bestyrelsespost opbevares, så længe du sidder i bestyrelsen. Oplysningerne opbevares i en kontakt- og adresseliste, der også distribueres internt i bestyrelsen. Ved udtrædelse af bestyrelsen slettes navn, stilling, billede og bestyrelsespost fra hjemmeside og brevpapir. Oplysningerne vil fortsat fremgå af allerede trykte numre af vores medlemsblad og af bestyrelsesreferater, der ikke slettes af hensyn til muligheden for at arbejde kontinuert strategisk og politisk. Bestyrelsesreferater offentliggøres ikke og sendes ikke til medlemmer. Bestyrelsesreferater indeholder ingen personfølsomme oplysninger og opbevares i en almindelig mappe på kontoret i underskrevet form og desuden på pc.
ad f)
(Fagpanel) Oplysningerne slettes fra hjemmeside og brevpapir ved udtrædelse af fagpanelet efter eget ønske. Oplysningerne vil fortsat fremgå af trykt, offentliggjort materiale som fx pjecer og medlemsblad. Oplysninger om fagpanelet opbevares i et Worddokument på pc.
ad g)
(Netværkspersoner og samarbejdspartnere) Oplysninger opbevares i medarbejdernes mailprogram. Oplysningerne slettes ikke, da vi løbende har brug for at kontakte vores netværk, herunder referere til og fortsætte tidligere dialog og initiativer.
ad h)
(Gavegivere) Oplysninger opbevares i 5 løbende år i foreningens regnskabssystem.
ad i)
(Foredragsholdere) Oplysningerne opbevares i database i krypteret system. Oplysningerne slettes, hvis du ikke længere ønsker at være foredragsholder for os.
ad j)
(Interviewpersoner) Oplysningerne opbevares i database i krypteret system. Oplysningerne slettes, hvis du ikke længere ønsker at stå til rådighed som interviewperson for os.
ad k)
(Personer, der modtager telefonrådgivning) Angst & StressForeningens telefonløsning gør, at numre vises i 14 dage efter opkaldet. De er kun tilgængelige i telefonsystemet og slettes automatisk.
Telefonrapporter bruges i forbindelse med supervision og slettes efterfølgende løbende. Hvis en rådgiver har noteret kontaktoplysninger ned med henblik på svar på et specifikt spørgsmål, opbevares oplysningen kun indtil den er videregivet
telefonisk til projektlederen, der kun opbevarer spørgsmålet, indtil brugeren er blevet kontaktet og har fået svar på sit spørgsmål.
ad l)
(Personer, der modtager chatrådgivning) Der behandles ikke personhenførbare oplysninger.
10. Dataportabilitet
Du har ret til at modtage de oplysninger, vi har om dig, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.
11. Kontaktperson
Ved spørgsmål til persondata eller vores persondatapolitik bedes du rette henvendelse til daglig leder Marie Särs Andersen på . Skriv venligst ’persondata’ i emnefeltet.
Du kan altid indgive en klage til Datatilsynet eller en anden relevant databeskyttelsestilsynsmyndighed.
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby.
Telefon: 3319 3200
Mail:
Frederiksberg, 25. marts 2022
Opdateret 26. november 2024
Privatlivspolitikken revideres så vidt muligt årligt.
